Pozostałe

Kiedy potrzebujemy optymalizacji obiegu dokumentów w firmie?

Zamieszczono przez KantoryWalut.pl

Sprawność obiegu dokumentacji pracowniczej w firmie uzależniona jest m.in. od czynników związanych z ilością tych dokumentów, skalą działalności danego przedsiębiorstwa, stopnia zaawansowania obsługiwanej dokumentacji, doświadczenia i kwalifikacji pracowników z działów zajmujących się księgowością oraz sprawami kadrowo-płacowymi oraz stopnia wykorzystania nowoczesnych technologii w tych działach.

O ile w firmach jednoosobowych bądź zatrudniających niewielką liczbę pracowników proces obsługi obiegu dokumentacji jest zazwyczaj łatwy w organizacji i bieżącym zarządzaniu, to w dużych przedsiębiorstwach prawidłowy i skuteczny nadzór nad tym procesem nie jest zadaniem łatwym i wymaga skrupulatności oraz dbałości o szczegóły.

Ważnym aspektem determinującym łatwość w nadzorowaniu poprawności obiegu dokumentacji w firmie (dotyczy to zwłaszcza dokumentacji pracowniczej) jest także sposób zatrudniania kadry. W przypadku nawiązywania przez przedsiębiorcę współpracy w formie umów cywilnoprawnych (tzn. na podstawie umów zlecenia, o dzieło) sprawa jest względnie prosta, bowiem obowiązujące w Polsce regulacje prawne nie wymagają prowadzenia przez pracodawcę teczek osobowych dla zleceniobiorców. Inaczej sytuacja przedstawia się sytuacja w odniesieniu do pracowników zatrudnianych w ramach umowy o pracę. W takim przypadku konieczne jest stworzenie dla każdego pracownika akt osobowych z zachowaniem struktury dokumentacji zgodnej z rozwiązaniami wskazanymi w ustawie – Kodeks pracy. Ponadto, takie teczki muszą być na bieżąco aktualizowane – dotyczy to m.in. obowiązku aktualizowania takich dokumentów, jak: badania okresowe pracownika czy zaświadczenia o ukończonych kursach i szkoleniach oraz dyplom ukończonej szkoły (to ostatnie w celu prawidłowego ustalenia wymiaru urlopowego). Jest to problem o tyle istotny w kwestii prawidłowego zarządzania przedsiębiorstwem, że za nieprzestrzeganie obowiązków w ustawie grożą surowe restrykcje ze strony organów uprawnionych do kontroli działalności firm.

Aby zaradzić problemom oraz ograniczyć nakłady ponoszone na prawidłowe zarządzanie obiegiem dokumentacji pracowniczej i księgowej w firmie, warto skorzystać z licznych dostępnych na rynku kompleksowych aplikacji komputerowych. Pozwalają one na znaczne usprawnienie procesu obiegu dokumentacji dzięki wykorzystaniu internetu czy technologii „chmury” (z ang. cloud), itp. Rozwiązania komputerowe są szczególnie użyteczne w obecnych czasach, pozwalają bowiem pokonać przeszkody związane z obecną sytuacją panującą w Polsce i na świecie (mowa tu o ograniczeniach wynikających z rozprzestrzeniania się pandemii covid-19), która doprowadziła do spopularyzowania tzw. pracy zdalnej (z ang. home office). Praca zdalna pomaga z jednej strony zapobiec rozwojowi pandemii, z drugiej jednak – w dużym stopniu utrudnia komunikację pomiędzy pracownikami. W takiej sytuacji zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentacji staje się kwestią jeszcze bardziej palącą niż ma to miejsce w tradycyjnych warunkach. Niedopełnienie obowiązków związanych z nadzorem nad przepływem dokumentacji może doprowadzić do wielu negatywnych skutków, takich jak: kary nakładane przez organy kontrolne (ZUS, US, PIP) bądź pogorszenie relacji z dostawcami czy klientami firmy… oraz pracownikami, bowiem nagminnie gubienie wniosków urlopowych czy złe naliczanie wymiaru urlopu może stworzyć w załodze wrażenie nieprofesjonalnego bądź nieuczciwego postępowania ze strony pracodawcy.

W celu uniknięcia powyższych problemów oraz ograniczenia kosztów (np. poprzez eliminację papierowej dokumentacji i szafek na dokumenty) warto zastanowić się nad rozwiązaniami komputerowymi. Dzięki nowoczesnemu systemowi obiegu dokumentacji możliwe jest także usprawnienie działania poszczególnych działów administracyjnych w firmie (np. skrócenie komunikacji między działami poprzez umożliwienie różnym pracownikom dostępu do istotnych danych z poziomu ich komputerów służbowych). Oczywiście, takie rozwiązanie także ma pewne wady – wymóg częstego i regularnego tworzenia kopii zapasowych w celu zabezpieczenia się przed utratą ważnych danych oraz konieczność zapewnienia ochrony przed niebezpiecznym oprogramowaniem wirusowym.

Dzięki poprawnej optymalizacji obiegu dokumentacji pracowniczej i finansowej w przedsiębiorstwie możliwe jest znaczne usprawnienie czynności prowadzonych przez działy księgowe oraz kadrowo-płacowe m.in. w odniesieniu do takich dokumentów, jak:

  • dokumenty księgowe,
  • listy płac,
  • dokumenty będące częścią akt osobowych poszczególnych pracowników,
  • wyciągi kasowe,
  • wnioski urlopowe,
  • dokumenty bankowe,

Przed usprawnianiem obiegu dokumentacji należy wnikliwie przeanalizować różne czynniki związane z funkcjonowaniem danej firmy. Może się bowiem okazać, że na przeszkodzie do zastosowania nowoczesnych rozwiązań może stać np. opór ze strony pracowników przyzwyczajonych do bardziej tradycyjnych rozwiązań. W takiej sytuacji konieczne może się okazać opracowanie przed wdrożeniem nowoczesnego procesu obiegu dokumentacji takich rozwiązań, jak:

  • szkolenia podatkowe i kursy dla pracowników księgowych, które pomogą przygotować się do nowego systemu obiegu dokumentacji,
  • opracowanie – z pomocą profesjonalisty zajmującego się poprawą procesów w przedsiębiorstwie – przystępnego poradnika dla księgowych.

O autorze

KantoryWalut.pl

Pomagamy w doborze najlepszych ofert wymiany walut w e-kantorach, piszemy na tematy rynków walutowych, poruszamy wszelkie kwestie związane z branżą kantorów online, tworzymy i publikujemy poradniki ukazujące w jaki sposób tanio, bezpiecznie i szybko wymieniać pieniądze w internecie.

Pozostaw komentarz