Pozostałe

Kasa fiskalna dla kantorów – jaki model wybrać?

Zamieszczono przez KantoryWalut.pl

Rejestrowanie przychodów w kantorze jest bardzo specyficzne, dlatego należy bardzo dobrze przemyśleć zakup drukarki lub kasy fiskalnej. Zgodnie z prawem wszystkie operacje wykonywane w miejscu wymiany walut muszą być na bieżąco ewidencjonowane oraz archiwizowane. Transakcje powinny odbywać się za pomocą urządzenia, które ma możliwość wydruku potwierdzenia. Każdy klient powinien otrzymać dowód kupna-sprzedaży wystawiony na jego dane lub na okaziciela.

Od czego zacząć poszukiwania odpowiedniej kasy fiskalnej?

Na początek powinniśmy odpowiedzieć sobie na dwa bardzo podstawowe, ale niesamowicie ważne pytania: Czy posiadamy już oprogramowanie sprzedażowe? Ile mniej więcej transakcji miesięcznie będziemy wykonywać? To od odpowiedzi na nie zależy, jakie kasy fiskalne w kantorach będą odpowiednie.

Jeśli jesteśmy już w posiadaniu oprogramowania sprzedażowego, które zostało stworzone z myślą o specyfice sprzedaży w kantorach, najlepszym wyborem będzie zakup drukarki fiskalnej. Należy zwrócić uwagę, aby była ona kompatybilna z naszym systemem sprzedażowym. Dzięki temu nic nie zmieni się w naszej pracy. Tak jak do tej pory transakcja będzie przebiegała dzięki oprogramowaniu, jedynie jej wydruk potwierdzający odbędzie się za pomocą paragonu na drukarce fiskalnej. Jej obsługa jest bezproblemowa, ponieważ działa całkowicie automatycznie. Jeśli nie posiadamy systemu sprzedaży, a liczba wykonywanych transakcji systematycznie rośnie, warto zastanowić się nad jego zakupem. Ułatwi i usprawni to prace. Pamiętajmy również, że dzięki drukarce fiskalnej możliwe jest umieszczenie na paragonie dodatkowych informacji takich jak logo lub najważniejsze – kurs, po jakim dokonano sprzedaży.

Bardzo istotne jest to, aby jeszcze przed zakupem upewnić się, czy model, którym jesteśmy zainteresowani, jest kompatybilny z naszym programem sprzedażowym. Na rynku istnieje szereg różnych programów, dlatego zdarzyć się może, że akurat ten, z którego korzystamy, nie ma możliwości połączenia z drukarką, którą wybraliśmy. Dlatego zawsze należy tę kwestię sprawdzić, pytając sprzedawcy lub producenta. Ochroni nas to przed ponoszeniem dodatkowych kosztów zakupu nowego programu sprzedażowego lub związanych z zakupem nowej drukarki.

Jaką kasę fiskalną wybrać do kantoru?

Kasa fiskalna w kantorze jest niesamowicie ważna, dlatego jej zakup powiem być podyktowany odpowiednim zbadaniem potrzeb swoich oraz swojego biznesu. Tak jak wiele przedsiębiorstw w swojej branży różni się między sobą, tak samo sprawa ma się w przypadku kantorów. Inna kasa fiskalna będzie potrzebna dla punktu, który posiada trzy stanowiska i obsługuje dziennie setki klientów, a inna dla małego osiedlowego kantoru, który odwiedza jedynie kilka osób. Oto najważniejsze aspekty, jakie powinniśmy wziąć pod uwagę:

1. Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna?

Kasy fiskalne dla kantorów są urządzeniami, które są całkowicie samodzielne i nie potrzebują innego urządzenia do pracy. Mogą za to wspomóc pracę systemów sprzedażowych i z nimi współpracować. Jednak ważne, aby pamiętać, że kasa fiskalna ma pewną określoną pojemność bazy towarowej. Oznacza to, że można w niej zaprogramować jedynie określoną liczbę np. walut, które będą pełniły rolę produktu. Inaczej ma się sprawa w przypadku drukarki fiskalnej, chociaż ich charakter pracy jest dość podobny. Tego typu sprzęt musi zostać podłączony do komputera z oprogramowaniem sprzedażowym, jednak jego baza towarowa jest o wiele bardziej pojemna. Dodatkowo posiada ona różne funkcje w zależności od modelu, które mogą wspomóc pracę.

2. Forma kopii paragonów fiskalnych

Kwestia archiwizowania paragonów fiskalnych jest bardzo ważna dla wszystkich przedsiębiorców. W polskim prawie istnieje bowiem obowiązek przechowywania przez przedsiębiorcę kopii wszystkich paragonów z okresu poprzednich pięciu lat. Z tego właśnie powodu lepiej jest magazynować dane w postaci elektronicznej, które często zapisywane są po prostu na karcie pamięci. Jest to o wiele ekonomiczniejszy sposób, ponieważ nie mamy potrzeby zakupu dodatkowych rolek do kasy fiskalnej. Dodatkowo rozwiązanie to jest bezpieczne, nie obawiamy się o to, że paragony wyblakną i nie będą czytelne, ponieważ zachowane w pliku zawsze będą odpowiednie do odczytu.

3. Klawiatura

Obecnie na rynku spotkać możemy kasy fiskalne z różnymi rodzajami klawiatury. Jedną z nich jest klawiatura membranowa. Jej zaletą jest odporność na pył oraz szczelność, a wszystko dzięki folii, która pokrywa przyciski. Niestety łatwo ją uszkodzić, szczególnie jeśli osoba ją obsługująca posiada długie paznokcie lub wybiera przyciski za pomocą ołówka, lub długopisu. Innym typem jest klawiatura modułowa. Charakteryzuje ją zestaw klawiszy, który opisany został sitodrukiem lub oznaczony za pomocą nakładek. Posiadają one opcję wymiany opisów danego klawisza. Jest to odpowiedni rodzaj klawiatury dla osób, które pracują w sposób dynamiczny i nie są delikatne, używając kasy fiskalnej.

Coraz większą popularność zyskują urządzenia, które posiadają panele dotykowe wyglądem i zasadą działania przypominające smartfony. Przyciski wybiera się więc, po prostu dotykając ekranu. Jednak w przypadku kas technologia ta jest o wiele bardziej odporna niż w przypadku telefonów.

4. Urządzenia peryferyjne

Podczas zakupu należy zwrócić uwagę, czy istnieje możliwość podłączenia urządzenia peryferyjnego. W przypadku kantorów niezbędna może kazać się szuflada kasowa, więc kasa lub drukarka fiskalna musi być wyposażona w opcję podłączenia jej. Urządzeniem peryferyjnym, które znajdziemy już w praktycznie większości sklepów sprzedażowo-usługowych jest terminal płatniczy. Warto zwrócić na to uwagę, szczególnie jeśli decydujemy się na kasę fiskalną, ponieważ duża część modeli nie ma takiej opcji.

5. Liczba stanowisk

Jeśli planujemy więcej niż jedno stanowisko, niezbędne może okazać się stworzenie sieci w oparciu o system zarządzający sprzedażą, który znajduje się w komputerze będącym na przykład na zapleczu. Takie rozwiązanie jest potrzebne w przypadku dużych punktów wymiany walut. Przy zakupie powinniśmy więc zwrócić uwagę na to, czy nasza kasa fiskalna jest wyposażona w łącze, które umożliwia podłączenie do komputera.

Szczególnie przy większej ilości stanowisk rekomendujemy zastosowanie drukarki fiskalnej działającej w lokalnej sieci komputerowej.

Artykuł powstał we współpracy z firmą Mico, która oferuje szeroki wybór kas fiskalnych.

O autorze

KantoryWalut.pl

Pomagamy w doborze najlepszych ofert wymiany walut w e-kantorach, piszemy na tematy rynków walutowych, poruszamy wszelkie kwestie związane z branżą kantorów online, tworzymy i publikujemy poradniki ukazujące w jaki sposób tanio, bezpiecznie i szybko wymieniać pieniądze w internecie.

Pozostaw komentarz